LAURA CABALLERO ESCÁMEZ
Tal vez la nueva normalidad sea el momento de parar y analizar todas esas veces que hemos sentido que el tiempo se nos escapa de las manos y todo lo que conlleva: tensión, sentimientos de incompetencia y por supuesto estrés. Podemos aprender a mejorar nuestro sistema de gestión del tiempo con unos sencillos “tips” que veremos a continuación:
- Realiza una lista de tareas y ordénalas por prioridad.
Anota qué tienes que hacer, con qué urgencia lo necesitas y con la frecuencia que debes realizarlo (diaria, semanal, mensual…)
- Traspásalo a la agenda. Si no tienes agenda, es esencial para organizarte, así que adquiere una cuanto antes. En la agenda podemos apuntar desde lo que vamos a comer cada día de la semana, hasta tareas relacionadas con el trabajo, citas médicas e incluso si tenemos que llevar algo a la tintorería. Podemos usar distintos colores para diferenciar un área de otra, cada cual puede usar su propio código. La agenda también necesita su tiempo, tendrás que dedicarle un ratito cada día y también planificar otras tareas a nivel semanal.
- Sé realista. Para ello necesitas conocerte. Es muy importante saber que tenemos límites y que no somos todoterrenos. Es aconsejable calcular el tiempo que nos llevará cada cosa y que lo tengamos en cuenta para poner más tareas o no en ese día. Piensa también en los desplazamientos y los tiempos de espera de forma aproximada.
- Gestiona las interrupciones. Filtra las llamadas de teléfono cuando estés concentrado en una tarea, atiende solo las necesarias, silencia las notificaciones del teléfono, no trabajes con la TV encendida…
- Gestiona las demandas de los demás. Aprender a decir «no». No es una cuestión de egoísmo, si no de saber establecer la importancia de las cosas. Si enseñas a los demás que no estás disponible en cualquier momento, aprenderán a respetar tus tiempos.
- Realiza una tarea sola cada vez. Cuando realizamos varias tareas a la vez es más fácil que dejemos alguna a medias.
- Aprender a delegar tareas a otras personas (hijos, pareja, compañeros de trabajo…) Al principio te puede resultar difícil, pero es fundamental para no ir sobrecargado.
- Sé puntual y pide a los demás que lo sean. La puntualidad nos da sensación de manejo y control de la situación.
- Aprovecha los “ratos muertos”. Debemos saber que la agenda debe ser flexible, habrá ocasiones en las que surjan imprevistos. Los ratos muertos son por ejemplo las esperas en el médico, o situaciones similares que nos pueden servir para adelantar tareas como hacer una llamada de teléfono, reestructurarnos la agenda…
- Por último, es importante el autoconocimiento. Si estamos atentos podemos descubrir muchas cosas sobre nosotros mismos a la hora de gestionar el tiempo y sobre nuestros propios límites. Si sabes que hacer planes dos fines de semana seguidos te produce estrés porque tu mente necesita orden y organizar cosas en casa, tendrás que renunciar a algo y ser flexible (no realizar planes todo el fin de semana y dejar un día para estar en casa, por ejemplo). También te darás cuenta de tu nivel de autoexigencia. Bajando el nivel de autoexigencia nos ahorra tiempo: desde simplificar un menú cuando vamos sobrecargados, hasta dejar de sacar defectos a las tareas.
